L'amministratore del sistema QAT, nella fase di configurazione del programma, crea le varie categorie documentali e per ciascuna di esse stabilisce le abilitazioni, decidendo dunque, tra gli utenti coloro che potranno essere i redattori, i verificatori e gli approvatori dei documenti che verranno creati in seguito.

In questa fase si possono impostare uno o più modelli per ciascuna categoria, prevedendo un layout che poi potrà essere utilizzato per i singoli documenti.

All'interno dei modelli e dei documenti è possibile inserire opportuni campi dinamici che attingono l'informazione aggiornata direttamente dal database.

• gestione del workflow completamente personalizzabile;
• importazione di documentazione già esistente in qualsiasi formato (word, excel, html, ecc….);
• definizione dell'accesso in sola consultazione per singoli utenti o enti aziendali;
• consultazione dei documenti con viewer (word viewer, excel viewer, adobe acrobat reader, ecc….);
• schede di gestione della documentazione già predisposte per manuale, procedure, istruzioni, piani della qualità e riesame del sistema qualità;
• interfaccia del programma ad albero;
• distribuzione dei documenti tramite posta elettronica, sia interna che esterna. Gestione delle liste di distribuzione;
• gestione e controllo delle revisioni dei documenti e relativa conservazione automatica dello storico;
• funzioni avanzate di ricerca documenti (parole chiave, ricerca del testo, ricerca per destinatario ecc..);
• promemoria automatici (Alert) per gli utenti coinvolti nel workflow in prossimità delle scadenze richieste.